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汽车工程系团总支学生会档案管理制度
2013-09-22 18:06   审核人:

 

为了规范汽车系团总支学生会档案管理,特制定汽车系团总支学生会档案管理制度

归档的资料如下:

1、学校有关部门发放的通知材料和下发文件。

2、汽车系团总支学生会各部门的工作计划工作总结

3、学生会组织的各项活动的预算、活动方案总结及活动登记表。

4、各种会议签到及内容的记录、学生会组织的各项评优评先结果

5、汽车系团总支学生会各部门的工作制度、工作细则、量化考核结果、加分和扣分通知单的存根。

6、汽车系团总支学生会成员档案和选举档案,以及每月的思想汇报

一、 归档

1、汽车系团总支学生会办公室负责收集整理上述资料,其它部门配合办公室收集整理与本部门有关的资料。

2、办公室把收集整理的有关资料装订成册并派专人负责保管,重要资料应有副本并异地存放。

3、归档时须有办公室人员在场办公室人员要对归档时间、份数、经手人、档案来源等档案管理记录进行详细填写,以备查询。

二、 调档

    1、经过主席团的同意,任何人不得以任何借口查阅档案

2、汽车系团总支学生会成员由于工作需要调档的,必须经过主席团的同意,并且调档必须持有主席团的签字证明

3、调档时必须有办公室人员在场办公室人员要做好调档记录调档人员姓名、调档时间调档原因。

4、调档完成后办公室人员把有关资料及时整理好,并把档案放回原位。任何人不得私自调阅档案,否则一经查实主席团将给予严肃处理。

三、 管理细则

1、档案管理由办公室负责办公室成员对档案进行分类管理,以便查询

2、办公室定期对档案进行整理核查,办公室成员不得私自翻看档案

3、办公室对档案装订后,先按照部门分类,再按档案类型分开

4、档案一旦遗失办公室人员应立即上报主席团,并及时采取措施。

5、对涉密档案,办公室及其他知情人员必须保密,泄密者负相应责任。

6、档案内容不得随意公示或复制。特殊情况需要复制的,必须经过主席团的同意,并且持有主席团的签字证明

7在每学期初各部门向办公室上交本学期工作计划,每学期期末各部门向办公室上交学期工作总结,办公室将其归档。

8、在每一学期期末各部门进行一次档案清理,将有关资料归档备案。办公室负责整理该学期的档案,并做好总结。

9、未经主席团同意任何人不得擅自改动档案,否则一经查实报主席团严肃处理。

 

 

                   汽车工程系团总支学生会

2013年5月10日

 

 

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